做對這3件事,讓你從零也能順利開始遠距工作、居家辦公

就算公司沒有前例也可以順利申請居家辦公

疫情持續延燒中,是不是有許多人也在思考遠距工作、居家辦公,以減少外出降低染疫風險呢?今天向各位分享一篇在日本看到的文章,原作者介紹自己向公司申請遠距工作、居家辦公的流程、狀況,點出其重點在於整體架構。並提供建議,讓您即使所任職的公司沒有執行過遠距工作、居家辦公,也可以順利申請。

原文作者介紹:
佐佐木智惠美。2017年7月開始搬離東京,在栃木縣執行遠距工作。而後持續兩周進澀谷公司一次,其餘時間則是居家辦公的工作型態。

想藉由這篇文章傳達的事情

向各位介紹自己在執行遠距工作、居家辦公當中所看見的優、缺點,以及從工作者的角度發現、感受到的事情。本次主要介紹的內容為如何在沒有前例的公司實現了遠距工作、居家辦公的工作型態,這當中我所採取的方法以及準備事項。

希望能給予對遠距工作、居家辦公有興趣想要嘗試的人一些幫助。

薪水會減少嗎?評價如何呢?

當初決定搬家的時候,我的工作形態裡並沒有「遠距工作、居家辦公」的選項,坦白說就連這樣的想法也不曾浮現,
這個思想浮出來的契機是在與朋友、認識的人商量當中跳出來的:「或許可以嘗試遠距工作!?」的想法,進而與主管商量。

「我就是想要這樣的工作型態!」當然不是一開始就以這樣鮮明的思維浮現,存在的只有一股確切的不安感。

由於自己只是單純的”搬家”(既不是需要照顧年長者,也不是有育兒的顧忌,更不是自己生病),這樣似乎不足以構成申請遠距工作的理由,即便就算得到認可,「無法出勤」的障礙一定會衍生許多其他的限制。

  • 我還能繼續擁有正式員工的勞動契約嗎?
  • 薪資不會減少嗎?
  • 能夠得到正面的評價嗎?
  • 負責的業務內容不會有限制嗎?

然而這些煩惱在與公司談論過後的結果是,薪資、評價、業務內容也都維持原本的狀況下得到遠距工作的許可。

為了實現遠距工作進行的三件事

→與主管、團隊成員重複幾次的討論而決定的工作方式。

到實際執行遠距工作、居家辦公為止,約進行了六個月的準備,期間內主要做了這三件事:

  1. 向人資部確認「契約內容」
  2. 與主管訂定「出缺勤規則」
  3. 整理「溝通方法」

大致統整如上述這樣,也就是與公司一同訂定規則的意思。與其說獲取公司「認可」或是進行「交涉」這類生硬的手續,不如說得到各個相關人士的協助,經過柔性的調整後而得到的實際結果。

勞動契約的內容確認

這是我首先做的一件事情。

委託人資部協助確認,是否自己居家辦公會違反勞動契約,結果,由於我的工作算是責任制,切換為遠距工作不是問題。評價的部分為「業績評價」(自行設定當年目標=是否達到自我訂定的目標業績來判斷),因此並無另外變更。換言之,若工作型態並非以達到自己訂定的目標為業績的雇用型態,由於主管會難以得知你的工作狀況,則難以改為遠距工作型態。

另外又針對工作地點及工作時間、交通費、通話費進行細項的討論整理。以我來說,工作地點在自家,工作時間不變,需要出勤時的交通費則由公司負擔,通話費(網路費)則使用家裡的網路線。若需要外出洽公,wifi、通話費則由公司負擔。

出缺勤規則

第二項確定的是出缺勤規則設定。
與主管討論之後,決定以下列的動作代替所謂的「出勤」:

  • 線上打卡
  • 以e-mail通知相關人士居家辦公的開始、結束時間點。
  • 每周提出報告書給主管

加上盡量出席公司或是部門所有的會議,到這邊為止的規則並沒有耗費太多時間,僅進行了幾次的討論便順利的成形了。

溝通方法的整理

三項當中上有「溝通方法」的整理,其實這是在準備遠距工作、居家辦公當中最為重要的一點,下面將更詳細的整理給各位。

團隊工作中最合適的溝通方式是什麼?

幾乎都是以視訊會議參與所屬團隊的定期會議、公司內部會議。

遠距工作、居家辦公可能給人一種就是個人工作的感覺,但既然隸屬在公司企業裡,那就是團隊工作,這是不可忘卻的一點。
要如何比出勤的時候更多增加溝通的密度、質量?這是一項需要克服的大問題。會不會產生溝通障礙?這也是主管會在意的一點,能夠克服這樣的問題才能得到遠距工作的認可,這也是主管提出的條件。

我所負責的工作業務內容是網站內容的編輯為主,工作內容則必須與案件的企劃經理、網站編輯、設計師、工程師一天內有多次的互動。為了可以順利的進行這樣的工作,與主管及同事討論的結果訂出了下列的規則:

  • 每周一次進行負責案件的定期會議。
  • 需要手寫的資料時使用iPad(公司配給)
  • 將只有自己知道的規則文字化
  • 出席與客戶的會議(一個月2~3次)
  • 對於正在教育訓練的新人進行每周的電話會議。
  • 直到習慣為止,出勤的時候與主管進行面談。

這邊所進行的「溝通方法整理、將只有自己知道的資訊文字化分享、把呈現不清楚的流程明確化」等等,都是在工作效率提升上有幫助的項目,事實上即便沒有要進行遠距工作、居家辦公也應該要改善,我們常常容易會想以後再說則而遲遲無法著手。

雖然是為了執行遠距工作、居家辦公,藉此讓我們的工作流程更加順暢,另外也是一個契機讓我們回到初心去思想什麼是團隊工作?如何可以更順遂的互動?

遠距工作、居家辦公時意識到的三個講究

就算外出中也不怠惰,以公司配給的手機確認slack,並使用公司的網路分享器在電腦執行工作。

附帶一提,分享一些我個人額外加上巧思的事情。

在遠距工作、居家辦公的時候,最擔心的是被人質疑:

「不知道你在幹麻」
「想問事情的時候找不到人」
「無法傳達想要說的事情、無法理解你要傳達什麼」

事實上當你需要聯絡的人不在你面前是一種壓力,為了減輕對方的壓力、擔憂,我有意識地進行了下列三個策略↓

  • 將自己的業務狀態透明化
  • 提升溝通的頻率及速度
  • 共享事項的文字化

將一連串的業務預定流程記錄在google日曆(出勤計畫、業務內容、會議預定等)以e-mail通知工作開始即結束的時間,並事先共享預定離席的時間點,另外在通訊軟體、手機設定隨時通知,以避免耽誤回覆時間,再加上視訊會議、電話會議的時候將要傳達的事項文字化,事先與對方共享,就算是極小的疑問也是如此。

雖然會增加一些手續,也會耗掉你一些時間,因為比起面對面的溝通,可以給予對方的資訊量被限制住了,因此就是必須要在溝通上面多花一些心思。

總結:重要的不是「架構」而是「人」

將上述一連串的流程及手續、計畫向主管及上層人士報告後,得到他們同意只要我可以遵守自己的規則便可以執行,進而開始了我的遠距工作、居家辦公生活。

一開始我所在意的是薪資、評價、契約,是否需要採用新的工具等等,都是架構上的事情,但回頭看卻發現基本思考核心周旋在「什麼是團隊工作?」也就是說如何與「人」順利的溝通,站在對方的立場去進行溝通,其實都是最理所當然必須去思考的一件事情。

我本身是已經順利的執行了遠距工作、居家辦公,但並非所有員工都適合一樣的規則,若有其他想要進行遠距工作、居家辦公的人,主管表示必須要以該當成員的狀況去判斷他是否可以「在溝通上下足夠的工夫、是否可以達到成果」來決定,也就是因人而異。

這次可以比想像中還要順利的申請轉換為遠距工作、居家辦公也因為所屬的公司擁有這樣的彈性,允許員工可以有這樣的選擇。在準備過程中無論是身邊的人或是平時不常互動的人,年輕的同事到CEO都非常合作也願意理解我,不僅僅是在申請上,在精神上也得到極大的鼓舞。

目前我仍舊執行遠距工作、居家辦公,上述的契約內容以及規則也如當初設定執行至今,所準備的每一樣都讓我感到派上用場,當然有許多事情是不實際執行不會發現的細節,有些事情無論換幾次方法至今仍無法順利地執行,也曾遇過無法想像的障礙,這些事情擇日再整理向各位分享了。

參考網站