衛星辦公室是什麼? 僅1成員工去公司,成為未來職場新常態

日本一家公司General Partners(簡稱GP)在2021年9月進行了本公司辦公室轉移,這不是普通的辦公室搬遷,而是整個型態的轉變,他們轉為共享辦公空間,並提供300個衛星辦公室給員工選擇工作型態。GP公司的東海林先生向我們分享了他對於公司搬遷的想法:提升自由度、給予員工更容易工作的環境,並讓員工可以擁有「讓人興奮的人生」。

目錄

  1. 公司決定搬遷,目標為共享辦公空間
  2. 以上下位概念思維,作為解決全公司問題的手段
  3. 以三大方針為中心,依不同目的而有的辦公空間
  4. 公司搬遷僅是一個點,實踐新的工作型態才會與未來連結

1.公司決定搬遷,目標為共享辦公空間

GP本公司一開始需要搬遷是因為原先的辦公室大樓要進行改建,被要求2021年11月中要撤出,當時尚未確定新辦公室位置並要多大的空間,隨後於2021年5月成立公司搬遷專案,以東海林先生為中心推動。

東海林先生表示,本次的辦公室搬遷專案為GP追尋的企業理念「每個人都可以活出自我,擁抱意氣風發的人生」,此次是為了實現企業理念的專案之一。

到目前為止,「將工作與人生的充實感提升至最大化」的概念為方針進行制度的建構,此概念是以個人為出發點,並考量成員在各自人生不同階段中都可以發揮自我最大價值,像是導入不在固定位子工作的開放式辦公室,依個人自由安排工作時間的上下班自由制,允許副業或是在家工作的制度等,而當GP正在追求更高的目標時忽然遇到新型冠狀病毒的疫情。

東海林先生說道「事實上我們在2017年就開始導入在家工作,只不過當時並不是積極的去活用這樣的制度,但是在2020年4月政府發布緊急事態宣言後才正式的啟動,目前出勤到辦公室工作的員工大約只有一成左右。」

因著疫情,也讓團隊再度認知需要重新再定義所謂的本公司。

2.以上下位概念思維,作為解決全公司問題的手段

在急速變換辦公型態當中,員工們丟出了許多不同的聲音。例如育兒中的員工:「因為省略通勤時間,現在可以有更多辦公的時間」;因家人緣故必須要返鄉回鄉下的員工:「很開心身在何處都可以工作」這樣正面的聲音,另外負面的則有:「較難進行工作上的溝通,感覺不到與同伴的連結。」

對此東海林先生表示「我們不單是釐清現有的考驗,必須將公司搬遷也視為實現解決問題的一環,公司搬遷為解決問題、勝過考驗的手段之一,因此我們決議從上下位概念重新省審查檢視。」

在公司搬遷事宜上,我們先由經營端統合出流程方針,確立了三個大方向,如下:

  1. 可以連結至企業概念的實現
  2. 可以推動有彈性的工作型態,且可以實現解決溝通上的問題
  3. 讓辦公室成為有彈性應對變化的型態

第一個決定的方針就是「可以連結至企業概念的實現」

「身為在GP一同工作的夥伴,我們相信不僅是工作,包括在生活上也可以充實才是延伸到與公司相關的每個人的人生都可以更加豐富的方法,我們有責任給予員工『擁有令人興奮的人生』,不單是工作,我們希望每個人都可透過人生意氣煥發。」

隨後他們便開始檢視新的工作環境該有的樣式。

3.以三大方針為中心,依不同目的而有的辦公空間

以三大方針為中心,GP進行了員工問卷調查,進而看見軟體部分需克服的問題,其一就是有彈性的工作型態。

「疫情後我們有7成以上的員工都為在家工作,就算到公司來一周也僅1~2天,以現況來說很難讓每個成員實體聚在同一處。」東海林先生表示「問卷當中,對於『理想的工作型態』,以居家為中心,但也可以活用地區的共享辦公空間得到最多票數。

共享辦公空間是由幾家公司共同租借的辦公空間,在問卷統計之後,GP開始檢討搬遷後位址要設立在這樣的共享空間中,並也考量活用各地區有的辦公空間。

「這是有目的才利用辦公室的想法,比起設立實體的辦公室,我們假設以目的為主要考量、可以有彈性活用的空間較為重要,因而打消準備櫃子類辦公家具的念頭。」

退去本公司需要被侷限在一個場地的框架,我們決議將本公司設立在共享辦公空間中,初期投資也因此可達到預算的削減。

「共享空間的話,場地相對較彈性,以顧客服務觀點來說也更加有便利性,另外就是依業務內容或是個人的工作型態需求選擇辦公室也是重點,我們設想若所使用的共享辦公空間在離家騎腳踏車可以到的位置,勢必能提升工作效率,不單是本公司的場地,員工若可以活用地區的共享辦公空間就可以實現更有彈性的工作型態。」

針對問卷調查後的問題:員工之間彼此溝通的方法

「疫情後的在家工作給我們極大的影響,跨團隊的溝通機會呈現不足的狀態。問卷結果顯示有54%的人回應『溝通機會不足夠』,更有67%的人回答『連結創新、為了革新開發的溝通不足』,因此我們必須解決的還有這個問題。」

配合本公司搬遷的硬體層面,軟體層面的改善也影響搬遷的成功與否,因此東海林先生決定雙管齊下。

「在軟體我們考量設計給不同需求的人有不同的溝通機會,例如使用虛擬辦公室製造意見交流的機會談論對於各個事業的未來的看法,或是在此開設全公司的懇親會等。」

「並不是自然的聚集在一起,是設計溝通的機會,我們想不斷去嘗試新的事物。」

4.公司搬遷僅是一個點,實踐新的工作型態才會與未來連結

「往後本公司的定位及員工的人數勢必會有變化,思考如何使本公司可以應對變化並因應新型工作型態的體制正式開始,因此本公司的搬遷並不是終點,而是行經到終點的其中一站罷了。」

GP的使命之一是增加工作機會,特別是不方便通勤、住在偏鄉難以找到合適工作的身心障礙人士,因此GP認為先從自己實踐新的工作方式並發揚廣大是與未來的連結。

「重要的是率先實踐新型工作型態,並將此向顧客、社會推廣,像遠端工作、共用辦公空間這樣有彈性的工作型態可以創造出更多新形態的僱傭機會,我們相信這當中的可能性,並以此去摸索更多可以給有障礙的人士也能輕易工作的環境。

參考網站
lifehacker.jp

[結語]
透過本公司搬遷專案企劃,GP在考量員工的工作並人生的本質,讓人意想不到地改變原有思維模式,東海林先生眺望未來,以每個人都可以活的意氣風發為目標邁進中。