在家工作如何發揮「高集中力」完成任務?

因應武漢肺炎(COVID-19)流行,許多人都切換工作型態為在家工作、居家工作模式,當中一定有些人因為不習慣,不容易維持工作順利進行,針對這樣的狀況,邁阿密大學的神經科學者Ekaterina Denkova博士等專門家提出幾項可以提升在家工作效率、加強集中力的方法。(參考網站:How to master distraction while working from home, experts explain)

「家」原本就是為了私生活而有的空間,在這樣的空間中想要集中精神工作本來就很費力,Denkova指出:「與疫情大流行無關,人的注意力原先就是很容易瓦解的,集中力在注意力散漫及重複地中斷下是非常脆弱的。」因此Denkova建議提升在家工作的集中力可以嘗試使用下列方法。

重新建構一個工作環境

在家工作本來就容易被伴侶、孩子、室友等等削弱注意力,武漢肺炎的大流行也成為一種削弱集中力的因素,時間管理的專家Elizabeth Grace Saunders指出「家裡所有與你相關的環境本身就是『工作以外』的事情。」由於很少有在家工作的人一開始就擁有異於工作的空間,(同一個環境裡)又沒有一同工作的同事,因此很難以專注注意力。

Saunders表示,舉凡電視、寵物狗、廚房、沙發、伴侶等等,都是會釋出與工作無關之信號,且可能帶來破壞性的要素進而導致注意力瓦解,因此推崇「重新建構一個工作環境」。藉著規劃一個工作空間,排除所有會分散注意力的事務,進而達到在工作中抑制打散注意力的可能性,再來就是嚴格執行工作開始與結束時間,即便在家工作也要在工作與私人之間劃上清楚的界線,以此來幫助工作更有效率。

心靈的鍛鍊

在疫情大爆發下工作的狀況本身可能就是一種壓力,Saunders指出,「人在感受到極大壓力的狀況下不是接受前額葉皮質的指令而是接收杏仁核的指令」。
他表示,為了不讓主掌思考、創造性的腦部最高中樞站在優勢,會被迫呈現一種降低集中精神、削弱深思熟慮的能力並減低做出合理決定的狀況。

針對這點Denkova提議,為了終止高壓循環,要刻意「停止激烈快速的工作狀態」,相信有許多人想要不中斷的完成工作,而Denkova指出,只要刻意的休息就可以防止錯誤的判斷或是失敗,「以工作25分鐘後休息5分鐘為一個循環」也就是時間管理技術→番茄工作法,或是定期的運動等等,這些對於在家工作的人都是有益處的。

Denkova說道:也可以進行「覺察」,離開電腦去陽台喝杯咖啡,在日常生活中暫時與網路保持一點距離,讓心情平復一下是很重要的。若已經開始感覺所有的信件都非常緊急,那就代表你需稍微離開工作一下,與工作暫時保持一點距離。「人若感到壓力、辛苦、疼痛的話反應會停滯,反而啟動過度反應模式,起身喘口氣,回頭再來面對電子郵件或是參與會議吧!」

重新思考對自己在工作上呈現的期待

就算進行不同的對策,有可能剛開始執行在家工作難以避免注意力散漫,導致生產力低下,Denkova表示:「接受自己可能無法發揮最好的現實狀況,以及自己可能無法有最好的工作呈現,這對於在家工作的人來說很有幫助。」

當然,不需要因為自己沒有辦法呈現最好的工作成果就停止工作,反而應該要重新冷靜的檢視如何讓自己可以有好的呈現,重新去思考一天以內自己可以做到甚麼。Denkova又說道:「有時候可能會感到無力不安,你可能很脆弱,但你仍舊可以在工作中花5分鐘的時間休息喝杯咖啡」,接受在家工作的課題及機會是重要的。

給管理階層的提議

再來,Denkova針對進入在家工作、居家辦公管理階級的人群提出了支援的方法提議。

至少每周幾次以電子郵件、即時通訊或是視訊會議的方式個別交流。

雖然是在居家辦公、在家工作的狀況,管理職的人員可以透過與成員一對一的互動知道自己手下的成員需要甚麼樣的支援,藉此可以避免不知不覺地被逼上絕境。在辦公室我們可以經由非正式的交流給予支援,但進入居家辦公、在家工作時這樣的機會會減少,因此工作上有這一層需求→與下屬的個別交流。

保有耐性、柔軟度並敬意的行動

「我們有必要接受我們活在一個不確定(不安定)的時代,並尊重他人採取不同方式去適應日常生活的現況」Denkova表示,就算工作的進度比先前花了更多的時間也不是太大的問題。

(主要參考網站)