沒有固定座位的「彈性辦公空間」將成為新未來趨勢

對你來說在辦公室可以隨意選擇工作的位置是甚麼樣的感覺呢?大家都沒有固定的位置,甚至是每天隨時都可以選擇更換工作位置,是否給你更多新鮮感可以產生更多創意,或是會給你一種飄浮不定的不安感呢?

沒有固定座位與開放式辦公空間不同,開放式辦公空間為沒有隔間、開闊敞開、與同事或上司比鄰而坐的空間,不過工作位置多半還是固定的,而無固定座位不一定如此,依公司規劃設計還是有可能擁有隔間,只不過是非固定座位,你可以現在選擇A,等等選擇B座位,明天去C座位工作,一天內更換幾次位置都不是問題。


目錄

  1. 源起
  2. 優點
  3. 缺點
  4. 克服缺點的方法

1.源起

早期在1987年就有日本公司實際執行了沒有固定座位的彈性辦公空間模式,當時主要是為了節省空間,讓外出洽公員工的位置可以給其他人使用,意圖有效的利用日本有限的空間,藉此省下辦公室成本。

若公司內部半數以上的人都是需要去外洽公的工作內容,且這些人有50%以上的時間都在外,當然管理階層會想要善加利用這些座位空間,不過當時的科技並未像現今如此發達,所使用的資料仍舊以紙本為主,因此若不提供紙本資料保存的桌面空間會造成作業上的困難,因而難以執行無固定座位的彈性辦公空間模式。

現今社會來說有了筆電、智慧手機、並許多行動式的工具可以使用,加上目前在疫情當中,許多企業紛紛開始了居家辦公、遠距辦公,因此對於管理階層來說,又可以開始重新思考如何規劃辦公空間的使用。

2.優點

無固定座位的彈性辦公空間有幾項優點如下:

  • 提升溝通效能
  • 達成更有效的空間運用
  • 促進員工合作效益
  • 提升決策速率
  • 環境美化

由於無固定位置,所以提升了與其他部門成員接觸的機會,因此無形中部門之間的圍牆不再堅固聳立,員工更益於彼此橫向連結,藉此產生更多創意碰撞激發出新鮮的組合。

因為沒有固定位置也讓員工無法擱置不需要的物品,讓環境無形的呈現整潔、乾淨。

3.缺點

無固定座位的彈性辦公空間有幾項缺點如下

  • 無法保有適當的距離感
  • 容易在組織中失去自我定位
  • 難以集中注意力
  • 容易選擇同一個位置
  • 管理層無法以舊有的方式管理

依每個員工的工作性質或是正在處理的工作內容,在沒有固定的位置可能帶給他無法集中注意力的狀況,又因為是可以自由走動的辦公空間,讓員工不容易擁有歸屬感,因此若企業採用無固定位置辦公空間模式必須要擬定新的公司文化補足可能產生的問題。

4.克服缺點的方法

設立不同的區域,包括個別隔間等

企業可以在公司內部設立像是咖啡廳的開放空間,一併也設立可以有個人隔間的區域,像是圖書館會出現的個人桌也可以,當員工判斷自己的工作需要獨自一人以利於集中注意力去完成的時候有其他空間可以選擇。

制定位置的選擇規則

為了避免員工會老是選擇同一個位置,可以設立規則使他們不會佔據某空間,可以是轉盤方式或是抽籤方式。

設立可動式置物櫃等營造歸屬感

沒有固定位置容易讓員工沒有歸屬感,不過只要給予一個可動的置物櫃,並在櫃上標示員工的名字或是貼上照片就可以改善,讓員工有「我隸屬於本公司」的歸屬感。

以部門為單位的無固定辦公位置

這方法可以提升員工對於自己部門的歸屬感。企業可以為每個部門規劃一個空間,讓同一部門的成員在同一個空間進行無固定位置辦公模式,讓員工對於自己的部門有歸屬感。

參考網站

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フリーアドレス

[結語]
看來無固定辦公空間的工作模式似乎也是企業的一大挑戰,似乎不是所有企業都可以引進的工作模式,一般來說或許還是要擁有許多在外跑業務的行業,或是公司內有許多可以進行居家辦公、遠端工作的企業較適合採用,也並非所有職務的人都適合這樣的模式,對於像是會計、總務等等需要隨時使用紙本資料的工作類型就算有移動式置物櫃應該還會是一場災難。