如何提升居家辦公的工作效率?試試看紙本與電子資料並用

居家辦公之後是不是很多人就不再利用紙本資料了呢?然而,這原始的資料使用方法,其實也是可能幫助我們提升工作效率的工具之一。

因為新冠肺炎,居家辦公、居家辦公已經變成大家熟悉的生活,由於免除了通勤的需求,因此多出了可以自由使用的時間,多餘的時間可以用在與家人相處或是經營興趣上面。

而居家辦公也帶來嶄新的挑戰,有研究指出,因為工作型態改變,而在家工作無法應對的要素就是其中之一個挑戰。

【第一次居家辦公、遠距辦公常見困擾】

  1. 無法專注於工作。
  2. 沒有適合工作的桌椅。
  3. 沒有工作上需要的印表機等器材。
  4. 有些事情無法遠端處理。
  5. 無法在家裡有個專屬的工作區域。

※資料出自:Persol Research Institute

當中許多例子顯示,因家裡無印表機、掃描機等器材而造成工作效率降低。

雖然在這個電子化的時代,為了環保,人們提倡節省使用紙張,不過比起電腦,事實上紙張更易於閱讀且可隨意的書寫、畫線,並多數狀況下不會受系統、網路環境影響,紙本資料還是有它存在的優勢存在。

◆紙本優勢

居家辦公不同於公司,較難規劃出一個工作專用空間,我們必須面對與家人分享共用空間、時間的狀況,而且還要盡力的提升生產力。

筆電是人們居家辦公的首選,可以在家裡隨意移動,不過筆電的螢幕大小可想而知,再怎麼大也有極限,除非空間足夠可以讓我們擺放第二、第三個外接螢幕,如果單單以筆電進行視訊會議,再開啟其他程式,不僅小小的螢幕馬上被占滿,也會影響工作效率。

若這個會議需要一邊開啟複數的資料進行,單一的螢幕空間也帶來壓迫感。當然,有些人會利用平板等其他電子產品來輔佐,這個時候若你沒有多餘的螢幕或是平板等其他器具,建議可以先將紙本資料列印出來。

紙本的好處剛剛有稍微提到,就是不受限於網路環境,也不受限版本問題,更是不會有不熟悉程式而無法操作的問題。不需要另外開機、充電、版本更新,會議的時候可以將紙本資料列印,會議中隨意書寫補充、重點畫線,紙本資料還是有它方便的地方。

◆找台適合居家辦公的事務機

紙本資料除了去附近超商列印之外,若判斷在家工作上列印的需求量較大,可以考慮購買事務機,合併有掃描功能。

在家裡架設事務機不單可以節省列印的費用,也可以減少出門列印的次數。(文件列印建議選擇雷射印表機;有wifi功能佳,可以將手機、平版內容直接傳送資料列印。)

這樣看來紙本資料是不是也可以幫助各位提升部份的工作效率呢?
我們不知道接下來的生活還有多久的時間會受疫情引響WFH,居家辦公的期間被迫拉長但效率不可降低,希望幫助大家找到更多好的方法一起度過這個非常時期!

參考網站