聽聽有經驗的人分享在家辦公如何切換工作模式與私人模式。
我們因為武漢肺炎大流行而使得許多人必須導入在家辦公模式，想必有許多在這當中的人開始感受到「在家辦公難以切換工作模式與私人生活模式。」 今天來聽聽在位於英國伯明罕的阿斯頓大學擔任組織心理學講師的Wladislaw Rivkin如何解說。
他提到切換工作模式與私人生活模式的重要性，並給予幾個提示供給在家辦公的大家可以更順利的切換工作模式與私人生活模式。
擔心在家辦公無法兼顧工作與私人生活嗎?
未分類
聽說長期在家辦公容易引發身體不適?
在武漢肺炎大流行中，許多人的生活型態轉變為在家辦公，當中有人表示應此身心狀況有正向的改變，但卻有部分的人因此引發了身體不適，到底為什麼會有這樣的結果呢? [Read more…] about 聽說長期在家辦公容易引發身體不適?
如何避免在家辦公容易動作散漫，並發揮高集中力完成工作呢?
因應武漢肺炎(COVID-19)流行，許多人都切換工作型態為在家辦公、遠距工作模式，當中一定有些人因為不習慣，不容易維持工作順利進行，針對這樣的狀況，邁阿密大學的神經科學者Ekaterina Denkova博士等專門家提出幾項可以提升在家辦公效率、加強集中力的方法。 [Read more…] about 如何避免在家辦公容易動作散漫，並發揮高集中力完成工作呢?
如何推動「文章溝通法」因應在家辦公、遠距辦公的增加?
由於新型冠狀病毒(COVID-19)疫情影響，許多人將工作轉移為在家辦公、遠距辦公模式，溝通的方法也出現了微妙的變化。於創新企業執行在家辦公、遠距辦公3年的Maarten Claes彙整了一篇文章，在推動成功的遠距辦公、在家辦公上扮演重要角色的「以文章進行溝通」法給各位參考。
Encouraging a Culture of Written Communication – mcls
文章敘述的重要
美國的企業家安德魯·史蒂芬·葛洛夫曾提道：「將事情以文書方式記錄是自我訓練的手段。」他表示藉著文章進行的溝通遠比口頭上的溝通更加有正確性，也更能明確地進行思考。
另外提到，在Amazon存在一個文化：「會議中必須要有一位與會者準備6頁筆記，並在會議一開始，所有與會成員都必須詳細閱讀這份筆記」。
這份筆記是針對該次議題所準備，將會議前的「來龍去脈」彙整，為了讓所有與會成員共享前提資訊，據說這份筆記並非以大綱方式或是草稿方式記載，而是像在敘述一則故事，經由編輯過的架構組織而成。Amazon的CEO傑夫·貝佐斯表示，寫手必須針對議題有深層的理解再進行筆記撰寫，由於也需要技術性的將重點確切地傳達給閱讀者，要製作這樣完美的筆記應該至少需要一個禮拜。
善用不同文章型態傳達訊息的重要性
不過Claes指出：「若以這樣的故事為基礎，而衍生因此要求公司內的員工必須要有高標準，進而達到文章溝通法更充實的話這樣的想法是錯的。」要求文章有高品質完成度會影響並阻礙到迅速的想法共享或是活潑發表意見的互動，因此Claes提倡不應該要求團對內的溝通方式要擁有極高的文章撰寫能力。
因應不同目的製作相對應的文字檔案進行溝通
Claes認為向公司全體這樣廣泛的對象陳述事件，或是Higher process(商談)的溝通階段時才需要要求高品質的文章撰寫技能，溝通在這些狀況被要求的重要性在於明確、準確度高過於速度，為了向更多人以易於理解的方式傳達，文章有必要經過反覆修改的價值，人們必須要有能力判斷何時訂定文章完成度的高標準才是重要的。
不須拘泥形式，減輕文件製作者的負擔
隨著執行在家辦公、遠距辦公，公司內部會開始發現哪部分的資訊需要整理為知識庫，以文字資訊共享儲存在內部主機，這當中或許會有人認為「將其他成員會想要知道的資訊，以容易搜尋的方式整理，就要規定嚴格的層級構造才行」Claes則認為，不須講究文件的儲存位置較好。
若文件的儲存位置被規定以階層構造為基準，這樣一來文件撰寫者在儲存文件時就會產生「要存放在哪裡呢?」的煩惱時間，對於製作文件的人來說會是一種負擔，因此Claes提倡與其嚴格的規定儲存位置，不如引進高功能的文件搜尋工具。
同樣的，一件事情若擁有大量的文件，會帶給後續要查閱的人混亂，結果成員還是會在Slack等公司內部的聊天室提問「這個主題有負數的文件，到底要看哪一個?」，接下來勢必就是文件撰寫者要出面解決這個問題，Claes說道：為了避免這樣的狀況，有必要將同一個議題的相關資訊彙整在同一個文件裡，讓資訊不會散落在各處。
適時切換即時、非即時溝通方式以提升效率
再來，若想要促進文章溝通大部分人會傾向有這樣的想法「為此要使用配合對方與自己的時間進行視訊會議就心煩」，不過文章的討論原本就容易拉長時間，若已經反覆議論了幾次，感覺花了太長的時間，Claes建議可以利用視訊通話以口述方式來彙整議論內容。
Claes指出雖然藉由文章進行的非即時溝通有許多益處，不過特別是在企劃剛剛起步時或是在共享的條件內容處於曖昧狀態時，利用視訊通話反而是有效率的。當然基本上應該以文章溝通為優先，在需要探討某些議題的初期階段並不需要採取視訊通話這類的即時溝通法，只是人們必須找到即時溝通法與非即時溝通法個別適用的時機，抓到一個平衡點才是有益的，並建議須避免固執於採用效率不好的方式進行溝通。
與團隊營造新的溝通文化
人們於在家辦公、遠距工作時漸漸讓非即時溝通法成為主流後，團隊內的交流機率會容易降低，但事實上不限於創新企業、健身房、軍隊等種類，優秀的團隊都會頻繁的進行溝通。這裡並非指對於個人傳送的訊息，而是在團隊內建構團隊溝通聊天室或是團隊專屬溝通頻道，一有新的發現就頻繁的丟在當中，讓團隊成員建立共享的一種文化，而Claes表示這是極有益處的。
Claes建議「無論是在正式環境內進行選項變更、探討資料庫的轉移或是在數據圖表上發現了甚麼，隨時在聊天室貼文吧!」這並非只是單純地將資訊共享而已，就像是火車、列車車長發車前進行的指差確認一樣，另一層意義是在要進行重要變更前刻意的發起行動，減少可能將引發錯誤的危險性，另一個益處是，頻繁的在團隊內共享不明事項、問題點的狀態，不只強化了團隊內的信賴關係，當問題發生的時候成員可以較容易把握事情會衍生到此結果的過程。
Claes表示「當建立起信賴關係，資訊也在共同頻道中共享、推動，就不需要私下的留言或是視訊通話的交流，這也代表減少了工作被中斷的機率，進而營造一個一般性舒適且有高生產性的勞動日。」
與在辦公室工作不同，對於在家辦公、遠距辦公「必須放棄即時通訊、同步溝通法」 的指責
隨著新型冠狀病毒(武漢肺炎)流行，許多企業都導入在家辦公、遠距辦公，為了讓分隔在各地的員工可以流暢的工作，多數企業應該導入了即時通訊或是視訊軟體，不過對此David主張「在家辦公、遠距辦公的工作環境基本上與在辦公室完全不一樣，需要重新思考並導入溝通的方法為『非即時溝通』法。」
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在實踐辦公室以外工作的「遠端工作、在家辦公」得到的益處有哪些？
隨著IT技術飛躍性的進步，IT更是成為一個推動「遠端工作、在家辦公」成功的助力，不用出家門或是可以不用到公司工作的工作型態。
JASON ZIMDARS 記錄了自己實際執行「遠端工作、在家辦公」的益處：從以往的通勤得到釋放，藉著可以在與家人更接近的地方工作所帶來的優點。
「遠距辦公、在家辦公」的完全攻略指南
給沒有特定辦公室工作型態：「遠距辦公、在家辦公」的完全攻略指南「The Ultimate Guide to Remote Work」
若你已經習慣每天都利用大眾運輸或自行駕車去上班的通勤型態，對於沒有特定辦公空間的「遠距辦公、在家辦公」或許會感到虛無飄渺。提供網際網路服務團隊聯繫工具的開發企業「Zapier」，由公司設立當時便貫徹「遠距辦公」型態，為了協助期望導入遠距辦公型態或設立遠距辦公團隊的組織，「Zapier」向大家公開以自家公司的成功與失敗為基底製作的完全攻略指南「The Ultimate Guide to Remote Work」。
關於Buffer為何將成員全數轉為遠端、在家辦公模式
由於員工增加而捨棄物理上的辦公空間，轉移為遠端工作、在家辦公的理由
將工作場所改為在家或是咖啡店的「遠端工作」模式漸漸廣為被接納，與SNS合作提供服務的Buffer廢除了所謂的辦公室，將員工全數轉為遠端工作、在家辦公模式，並公開了從頭到尾的經歷。
Trello給遠端、在家辦公的新手指南：如何讓工作成為豐收的環境之要點
雖然現在已經有許多人活用了自家或辦公室以外地點工作的「遠端工作、在家辦公」形式工作，不過或許有些人正在猶豫是否要採用這個令人還不大習慣的環境模式，也或許有些人、企業因為尚未有足夠的工具、知識因此遲遲無法踏出第一步，為了這樣的各位，提供團隊管理工具服務的Trello免費公開「How to Embrace Remote Work」， 當中彙整了幾個要點，分享並針對可使用的工具進行說明。
GitLab向世界公開遠端工作導入之指南
GitLab為世界最大規模導入遠端工作的企業，員工跨越65個國家，總數超過1200人的人數，採取全數遠端工作模式。
GitLab不僅推動公司內部遠端工作，也在社會普及上非常用心，為了推廣也公開導入遠端工作的指南。
◆遠端工作的優勢
100%遠端工作的環境，除了員工與業主之外，帶給世界上許多優點及競爭優勢。
首先，對於員工來說有下列這些優點：
- 可以分配更多時間在興趣或是外送、家人。
- 省去通勤時間，也省下交通費。
- 因為不需要通勤，因此不會捲入往公司的途中發生的意外事件之風險。
- 工作不容易被打斷。
- 不須請假即可外出。
- 由於不被場地限制，可輕易地外出或是搬家。
- 不用擔心被同事感染生病。
- 不用煩惱職場上的人際關係或是派系鬥爭問題。
- 可以擁有對自己來說最合適的工作環境。
- 可依自己生產性最高的時段安排工作時間。
- 可藉由世界各地的同事擴展工作視野，並擁有學習新文化的機會。
- 不需要制服。
對於業主來說則是有下列這些優點：
- 可以雇用世界各地優秀的人才。
- 可節省辦公室維護的費用。
- 不需要在公司的擴展上面消耗金費。
- 不須在人材異動上消耗費用。
- 由於世界各地的員工都不在同一個時段作業，也就是整天都有人在工作的狀態。
- 不會受到地區性災害的影響。
- 因為員工的多樣化，因而提升了組織的多樣性。
◆遠端工作的缺點
遠端工作有許多有利點，但並非適合所有人。不僅是組織，對於員工的生活型態以及工作的喜好，有可能潛在著不利的因素。
主要的缺點有下列幾項：
- 由於無法與同事迅速建立連結，對於需要更多自我學習的新人來說，可能會在進行新人訓練上遇到困難。
- 剛開始從辦公室工作轉移到遠端工作的時候可能會感到孤獨。
- 有可能溝通能力會降低。
- 有些人在遠端工作中無法切割工作及私生活。
- 若不是可以自我時間管理，自發性有規律的持守，並可以自我整理的人的話，將很難導入遠端工作模式。
- 由於每個國家的通貨、稅金不一樣，租借費用、金費等可能會有問題。
◆遠端工作的緊急事件應對建議
如果遇到像是新冠肺炎的爆發，或是世界各地所發生的嚴重問題，為了管理遠端工作的領導人，下列五個應對方法提供給各位：
- 即時將面臨挑戰的議題文字化，並將其標上優先順序指派給負責人。
- 製作緊急事件應對指南，讓每個員工都可以參閱，以降低在當中可能造成的損失。
- 建構一個溝通平台，讓所有團隊成員可以自由進出，並可以共享資訊。
- 溝通平台工具避免集中在一個地方，並設定可以讀取紀錄。
- 隨時掌握功能是否有被啟用，並向所有員工布達。
◆導入遠端工作的注意點
對於剛開始加入遠端工作的員工，有下列五個注意點須留意：
- 要在哪裡工作，決定好固定位置。
- 遠端工作雖可以在家辦公，但要讓周圍的人理解你「現在沒有空」。
- 在員工之間的溝通或是報告、聯絡、商量不可怠慢。
- 將工作與私生活的時間切割，注意自己是否已經遠超過原先為自己訂的工時。
- 掌握好團隊成員的工作時間以及工作環境。
◆資訊管理
在遠端工作中，針對資訊管理被要求的要素有下列四點：
- 將工作上的資訊透明化，報告、聯絡、商量等要在誰都能看見的地方進行。
- 製作誰都可以參閱的指南，讓想要的資訊隨時可得。
- 將會議內容以文件方式留下紀錄，避免圖解而是以文字，藉此降低解說時可能造成的落差。
- 針對作業時間不同的團隊成員，彼此的應對以mail等非同期聯絡方式進行，避免強迫對方在非工作時間外工作。
◆酬勞的注意事項
像GitLab企業擁有分散在65個國家的員工進行遠端工作，酬勞管理可想而知是複雜的。GitLab的產品經理吳彼特(音譯)表示，「對此並沒有蓋括的解決方案」，目前GiLab支付給員工的酬勞以各個國家的貨幣狀況而定。
不以共通的貨幣支付，吳先生表示，原因在於「若以共通的貨幣支付，依國家不同，酬勞產生的落差會很大，便會衍生出以低單價聘用人才的傾向，這樣一來就無法確保我們期望的人材會持續為我們工作，若我們開始以最低廉的金額聘請員工，優秀的人材將留不下來。」
◆學習以及開發
遠端提供教育教學，可進行視訊轉播，或是在線上共享資料等方法。
提供遠端學習環境的優勢有下列三點：
- 不需要等成員都到教室才開始，因此可以在期望的時間進行學習。
- 藉由線上共享資料，即便忘記學習內容也可以在期望的時間點進行複習。
- 成員可以個別的在期望的時段、環境進行學習。
另外，缺點，也就是需克服的議題則有下列兩項：
- 不會知道學生是否翹課了。
- 講員難以由學生得到回饋，較難有問答的機會。
◆溝通
在遠端工作的環境，員工彼此的溝通也是重要的。特別是領導人必須率先發起溝通，營造緩和的氣氛，讓成員在非工作的話題上仍舊可以輕鬆地談論交流。
就算是在看不大到彼此的遠端工作環境，也必須要有一個時段，讓彼此單純認識、了解彼此。GitLab提出一個實際實施的例子，是他們為了促進溝通交流的一部分。
- 一起視訊電話，參與人可以自由提出想要討論的主題。
- 參與人分成小組，花10～15分鐘聊聊與工作無關的話題。
- 將團隊成員集合在一個地方面對面談話。
- 每周四次，聚集在公司討論。
- 拜訪團隊成員的時候，一人最多補助150美金(約4400元新台幣)。
- 讓團隊成員免費聚集在CEO所擁有的AirBnB。
◆優先製作指南
隨著團隊的規模擴大，會提升所累積的知識或是規則等等指南文字化的重要性。
將製作指南的順序排為優先，將會幫助員工共同擁有可以信賴的單一資訊源，反而，若企業組織未將指南文字化的狀態，容易造成團隊成員總是在查相同的資料，花時間再度確認等等的惡性循環。
◆會議的重要性
在遠端工作上，會議只是一個選項，要將此視為「並非絕對必要的」，且並不推薦定期的會議，因為會議會強制性的將團隊成員拘束在同一個時段。
對於許多企業來說，會議的功能是得到成員共識的場合，但GitLab決定權在領導人單一一位手上，領導人必須傾聽團隊成員每一位的想法，做出成員們都同意的決定。
如果在視訊電話或是聊天室進行會議，也不可強制規定每一位成員都要參與，但需要保存紀錄，讓未出席的成員也可以共享資訊。
◆文書所帶出來的效果性及有責任的溝通
在遠端環境中，一半以上都為文字溝通，對於習慣於面對面會議或是音訊溝通環境的人來說有可能是不舒服的。
在文字溝通上必須注意的事項如下：
- 撰寫人必須為閱讀的人設想，並認知到閱讀的對象可能會是多數非特定人士。
- 重點放在人際關係，避開直接的說法，對於他人的情感要更加敏銳。
- 要假設閱讀者完全不知道所謂的議題，盡量以簡潔有力的文具陳述最多的資訊。
- 發訊息前重新閱讀所打的文章，確認當中是否有否定的用詞，用語是否帶有攻擊性。
- 不強調自己的意見，將文字溝通視為傾聽、理解、協助的手段。
- 具體的陳述對於團隊成員的感謝事項。
吳先生表示「遠端工作並非需克服的議題，反而明顯的可說是企業的優勢。」GitLab採用、雇用世界各國的成員也可說是GitLab所擁有的競爭優勢。不過對此，吳先生表示「期待GitLab因採取遠端工作而得到雇用上的優勢，可以因著時間而削減，相信因為遠端工作在世界的滲透，讓雇用的機會更均等的分配在世界各地，帶世界走進繁榮。」
在Gitlab還有許多針對導入遠端工作環境的導覽公開建議。All Remote | GitLab